Kiedy obowiązkowe ubezpieczenie biura rachunkowego?
Kwestia wyboru odpowiedniego ubezpieczenia dla biura rachunkowego jest w zasadzie kwestią ustalenia, w którym fragmencie działalności biura pomyłka lub celowe szkodliwe działanie, będzie generować duże koszty. Priorytetem wydaje się zatem określenie potencjalnego ryzyka, na jakie narażone jest biuro.
Jakie czynniki kształtują poziom ryzyka?
Ustalając poziom ryzyka, właściciel biura rachunkowego powinien wziąć pod uwagę następujące zagadnienia:
- Jakie prace wykonują de facto pracownicy biura? Czy biuro prowadzi wyłącznie księgi rachunkowe, sporządza sprawozdania rachunkowe? Może prowadzi również księgi podatkowe i sporządza deklaracje lub oblicza wynagrodzenia, prowadzi dokumentację pracowniczą?
- Ilu klientów obsługuje biuro? Czy są duże podmioty?
- Czy biuro zleca wykonywanie prac innym biurom na podstawie umowy o współpracę?
- Jak duże ilości dokumentów gromadzi biuro? Jak duży problem stanowiłby ich odtworzenie?
- Ilu pracowników zatrudnia biuro rachunkowe? Jaki jest poziom zaufania do rzetelności zatrudnionych osób? Czy zdarzają się pomyłki lub zaniechania w wykonywaniu czynności zawodowych?
- Jak kształtują się relacje z klientami? Czy zdarzają się opóźnienia w dostarczaniu dokumentów? Czy występują utrudnienia w komunikacji z klientem?
Ubezpieczenie obowiązkowe biura rachunkowego
W przypadku wykonywania przez biuro rachunkowe działalności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych kwestię ubezpieczenia rozwiązał ustawodawca, nakładając na nie obowiązek ubezpieczenia OC. Jeśli więc biuro wykonuje czynności księgowe, określone konkretnie przez Ustawę o rachunkowości, powinno wykupić obowiązkowe ubezpieczenie OC. Jeśli jednak biuro nie wykonuje określonych w Ustawie prac, nie ma obowiązku wykupu ubezpieczenia.
Zakres i sumę gwarancyjną obowiązkowego ubezpieczenia biura rachunkowego określa Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 6 listopada 2014 roku. Minimalna suma ubezpieczenia, na jaką powinno ubezpieczyć się biuro wynosi 10 000 Euro na każde zdarzenie. Czy jest to suma wystarczająca? Odpowiedź powinniśmy uzależnić od indywidualnej oceny poziomu ryzyka, na jakie naraża biuro ewentualna szkoda.
Nadwyżkowe ubezpieczenie biura rachunkowego
Jeśli właściciel biura uzna, iż 10 000 Euro nie wystarczy na pokrycie ewentualnych kosztów, jakie może wygenerować szkoda u największego klienta biura, może zwiększyć sumę gwarancyjną. Wybiera wówczas opcję ubezpieczenia nadwyżkowego, w którym określa, jaka suma ubezpieczenia będzie dla niego optymalna.
Dobrowolne ubezpieczenie biura rachunkowego
Przeważnie biura rachunkowe poza prowadzeniem ksiąg rachunkowych, wykonują także czynności związane z doradztwem podatkowym lub obsługą kadr i płac. W tym przypadku obowiązkowe ubezpieczenie biura rachunkowego nie chroni przed błędami popełnionymi w opisanym wyżej zakresie. Obowiązkowe ubezpieczenie biura rachunkowego dotyczy wyłącznie szkód, powstałych podczas wykonywania prac z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Wszelkie pozostałe prace nie podlegają ochronie ubezpieczeniowej. Jeśli więc istnieje konkretne ryzyko popełnienia błędu podczas wykonywania czynności z zakresu doradztwa podatkowego lub obsługi kadr i płac, warto wybrać dobrowolne ubezpieczenie biura rachunkowego.
Klauzula za zniszczone dokumenty
Ubezpieczenie dla biura rachunkowego można dodatkowo rozszerzyć o klauzulę rozciągającą ochronę także na szkody powstałe w wyniku zniszczenia, uszkodzenia lub utraty dokumentów powierzonych w związku z wykonywaniem czynności zawodowych. Czy warto wybrać tę opcję ubezpieczenia? Wyobraźmy sobie scenariusz, jak wyglądałoby odtworzenie dokumentacji, która na przykład ulegnie zniszczeniu w wyniku pożaru czy kradzieży. Jak duże koszty może wygenerować wówczas odtworzenie powierzonej dokumentacji?
Klauzula za szkody, wyrządzone przez podwykonawców
Jeśli biuro zatrudnia na podstawie umowy o współpracę inne biura do realizacji czynności księgowych, powinno rozważyć rozszerzenie ubezpieczenia o odpowiednią klauzulę.
Lepiej w jednej polisie
Na rynku ubezpieczeń właściwie dostępne są wszystkie opisane wyżej rozwiązania. Rekomendujemy jednak wybór takiej konstrukcji ubezpieczenia, która pozwoli na ujęcie wybranego przez nas kształtu ochrony na jednej polisie. Jest to rozwiązanie mniej kłopotliwe i bardziej oszczędne.